10 digitale tips voor een betrouwbare leveranciersstatus bij Nederlandse supermarkten via EDI

Wil jij leverancier worden van een van de Nederlandse supermarkten? Of ben je al leverancier, maar worstel je met de regels en toenemende verplichtingen? Dan is dit artikel voor jou.

Het klinkt als een droom, om grote volumes van jouw product aan Nederlandse supermarkten te mogen leveren. Dat is het ook, maar er horen wèl een paar spelregels bij die je beter vooraf op orde kunt hebben. In dit artikel focussen we op jouw digitale huiswerk om nu en in de toekomst een betrouwbare leverancier te zijn.

Vind je dit lastig, kun je er de tijd niet voor vinden of besef je dat je deze expertise niet zelf in huis hebt, Road2Value helpt je van A tot Z om je digitale leveranciersstatus op orde te krijgen.

1. GS1 stamdata op orde

2. Actief beheer op je EDI-berichten

3. Validatie van ieder EDI-bericht, vóór verzending

4. GLN codes, specifiek maken per supermarkt

5. EDI-DESADV bericht: altijd vóór het afgesproken tijdstip

6. GS1/GTIN duplicaat-check

7. Wijzigingen in EDI-berichten: consequenties voor jouw ERP of OMS

8. Productdata als "master-data" op één plek

9. Registreer en bewaar alle EDI berichten met timestamp, ook voor de Belastingdienst

10. Voorkom foute aanlevering, test daarom uitgaande EDI-berichten

Heb je nog géén eigen EDI-platform? Neem dan contact met ons op, wij helpen beginnende leveranciers met een oplossing-op-maat, om jou als leverancier EDI-compliant te maken.

Maak je al gebruik van een EDI-platform, maar merk je dat jouw collega's nog veel te veel manueel werk verrichten, om inkomende orders goed te verwerken? Lees dan verder.

GS1 Stamdata

GS1 is een wereldwijde, universele standaard om productdata overal te herkennen en makkelijk te kunnen delen. De meeste Nederlandse supermarkten zijn aangesloten bij GS1 Data Source, maar niet alle. Aldi en Lidl bijvoorbeeld niet. Toch is het handig om jouw artikelen te voorzien van GS1 artikelcodes (ook wel EAN of GTIN codes genoemd), omdat de meeste grote supermarktketens dit inmiddels vereisen wil je hun orders kunnen ontvangen via EDI. Een soepele afwikkeling van deze EDI-transacties verloopt optimaal wanneer jouw GS1 artikelcodes herkenbaar zijn in de EDI-systemen van de supermarkten. Bekijk hier welke bedrijven in Nederland al aangesloten zijn bij GS1 Data Source.

Article Number (EAN) nu GTIN (Global Trade Item Number) Daarom is het belangrijk dat jij je eigen data goed op orde hebt. Ieder artikel een unieke GS1 artikelcode. Die kun je hier aanvragen.

Maar dan ben je er nog niet! Jouw artikelen wijzigen, je voegt nieuwe artikelen toe aan je assortiment. En dat moet je bijhouden. Iedere productvariant heeft bovendien een eigen artikelcode. Een fles Coca Cola van 1L of van 2L, heeft dus een eigen 13-cijferige GS1 artikelcode.

Het beheren van jouw GS1 stamdata is dus géén eenmalige actie, maar een continu proces. Elke verpakkingswijziging, gewichtsaanpassing of nieuw artikel vereist een update in de GS1 datapool vóórdat het eerste bericht over dat artikel wordt verstuurd. En dat is jouw verantwoordelijkheid als leverancier!

Actief beheer op je EDI-berichten

Of je het nu leuk vindt of niet, supermarkten geven hun orders aan jou als leverancier door via EDI (Electronic Data Interchange). EDI is een wereldwijde standaard waarin berichten beveiligd in codes worden uitgewisseld tussen de supermarkt en jou als leverancier. De supermarkt stuurt jou een order, die dien jij te bevestigen. Vervolgens verzendt jij jouw goederen naar de afgesproken locatie, de supermarkt stuurt jou een ontvangstbevestiging. Vervolgens stuur jij een factuur, en doorgaans ontvang je daarvan een bevestiging (al dan niet via directe betaling).

Er zijn op dit moment 3 gebruikelijke manieren om EDI-berichten uit te wisselen tussen de supermarkt en jou als leverancier.

1. EDI via AS2

2. EDI via Web-EDI

3. EDI-via VAN

Deze 3 manieren verschillen in hoeverre ze jou als leverancier veel tijd en moeite kunnen besparen. Het meest geautomatiseerd, met het minste werk voor jou, is het berichtenverkeer via EDI AS2 (optie 1). Zeker, wanneer het over veel orders en grote volumes gaat. EDI-AS2 staat voor beveiligde twee-wegscommunicatie, waarbij jij als leverancier ook in de structuur van een EDI-bericht 'terugpraat' naar de supermarkt. Het voordeel is dat beide partijen hier geen mensen voor hoeven vrij te maken, omdat de EDI-systemen aan beide zijden dit werk al gedaan hebben.

Echter, begin je net en ben je nog een kleine leverancier, dan lijkt het het makkelijkst om te beginnen via Web-EDI (optie 2), door in te loggen op de leveranciersportal die de supermarkt aanbiedt. Daar kun je de inkomende orders lezen (html-pagina) en vaak ook downloaden naar PDF of Excel/CSV. Maar om orders te bevestigen, wijzigingen door te geven of pakbonnen en facturen te kunnen terugsturen is EDI nodig. In deze leveranciersportals zit namelijk géén functionaliteit die het jou toestaat een PDF of Excel/CSV te uploaden, of een berichtje achter te laten. En dat is héél bewust, zodat supermarkten hier geen teams voor beschikbaar hoeven te houden, het zou ze namelijk miljoenen acties per dag opleveren. Kortom, jij bent als leverancier verantwoordelijk voor het mappen van inkomende orders naar uitgaande EDI-berichten, en daar heb je een EDI-platform voor nodig. Want wijzigingen, foutcodes en noodzakelijke mapping-updates zullen er komen en een goed EDI-platform stelt je in staat om foutloze EDI-berichten terug te kunnen sturen, wat jouw proces véél goedkoper en sneller maakt.

Validatie van ieder EDI-bericht, vóór verzending

Meerdere supermarkten zijn al begonnen adminstratiekosten te rekenen op binnenkomende error EDI-berichten. Kortom, lever jij een foutief EDI-bericht aan waar de syntax niet goed is, dan betaal je bij sommige supermarkten al €50 of meer per fout. Wanneer je het DESADV-bericht te laat aanlevert, kan dit boetes veroorzaken van tussen de €150 en €500 per zending. Dit wil je niet, want het kan aardig oplopen.

Het is daarom essentieel om je berichten vóór verzending eerst te valideren. Wij adviseren klanten daarom om een geautomatiseerd controleproces in te bouwen, om inconsistentie aan je berichten vroeg te signaleren. Tevens helpen we met Road2Value om jouw EDI-berichten aan te bieden aan de testrobot van GS1 Nederland.

GLN codes, specifiek maken per supermarkt

Wanneer je gaat verzenden, moet je zorgen dat jouw zending ook goed aankomt. Dan komt de GLN-code om de hoek kijken, en die is minder 'straight-forward' dan het lijkt. De GLN-code (Global Location Number) bestaat uit 13 cijfers en is een unieke identificatiecode, eigenlijk een soort digitaal adresboek. Ieder filiaal van een supermarkt en ieder distributiecentrum of crossdocking station heeft een eigen GLN-code. En er zijn verschillen per supermarkt, in hoe die GLN codes gebruikt worden. Albert Heijn werkt hierin bijvoorbeeld heel centraal, terwijl Jumbo werkt met een strikte scheiding tussen het besteladres en het afleveradres. Bij alle winkels die worden beleverd via de inkooporganisatie Superunie is het besteladres centraal geregeld, maar het afleveradres benoemt de verschillende DC-locaties van Dirk, Plus, Hoogvliet of andere supermarkten die via Superunie inkopen. Wanneer je jouw EDI-systeem inricht, dien je hier dus foutloos mee om te kunnen gaan, ook wanneer goederenstromen wijzigen of er bijvoorbeeld een nieuwe vestiging wordt geopend.

EDI-DESADV bericht: altijd vóór het afgesproken tijdstip

Zoals al even genoemd, het wordt gebruikelijker om boetes of "administratiekosten" te rekenen wanneer leveranciers het DESADV-bericht (EDIFACT-taal voor het verzendbericht) versturen na de afgesproken tijdstippen. Die tijdstippen verschillen per supermarkt, maar doorgaans moet het minimaal 2 uur vantevoren binnen zijn. Bedenk je daarbij dat distributiecentra steeds verder worden geautomatiseerd en dat er vaak ook geen mensen meer aan te pas komen, waardoor jouw vrachtwagen de poort van het terrein niet eens binnenkomt. Daar sta je dan...

Tegelijkertijd vereisen supermarkten steeds meer details. Zo moet je om aan Jumbo te leveren een Level-4 bericht sturen, wat inhoudt dat jouw EDI-bericht 100% klopt met de SSCC-labels op de fysieke pallets. Zonder die informatie gaan de docking-deuren van het distributiecentra op sommige locaties niet voor je open.

GS1/GTIN duplicaat-check

Ook al is het niet jouw fout, het komt voor dat supermarkten jou dubbele orders toesturen. Dat klinkt leuk, maar dat is het niet. Je krijgt immers maar één keer betaald en daarom is het handig om een GS1/GTIN duplicaat-check in te bouwen. Zodat je een alert krijgt wanneer een of meerdere orderkenmerken wijzen op een dubbele order. Voorkom daarbij ook dat de order niet automatisch wordt geaccepteerd en wordt doorgezet. Niet ieder EDI-platform biedt deze functionaliteit, maar het is vrij eenvoudig te realiseren.

Omgaan met wijzigingen in EDI-berichten: consequenties voor jouw ERP of Order Management Systeem (OMS)

Veel organisaties kiezen ervoor om EDI direct te integreren met hun ERP-systeem. Logisch, want een dergelijke set-up bespaart veel menselijk werk in het order-acceptatie proces, zoals het downloaden vanaf een Web-EDI portal, het controleren van de ordergegevens en het handmatig overtypen van order-data in jouw ERP systeem.

Maar vóórdat je een EDI-platform in gebruik neemt, dien je na te denken over de verschillende mapping-taken. Vanuit de supermarkt zijn er al velden gevuld in het EDI-bericht ("ORDERS", in EDIFACT) en worden er ook velden terug verwacht, wanneer jij een verzendbericht ("DESADV") of factuur ("INVOIC") terugstuurt. Zo zien we in de praktijk vaak organisaties die nog met één GTIN-code werken per artikel, terwijl ze verschillende units-of-measure verkopen (consumenteneenheid, colli, pallet). Wanneer orders wijzigen, is het wel zo handig als jij flexibel mee kunt wijzigen, zodat jouw team ook in dit soort situaties geen manueel werk naar binnenhaalt. Want dan wordt die goedkope EDI-tool toch opeens heel duur. Road2Value helpt daarom niet alleen met de implementatie van jouw EDI-platform, maar vertelt je ook vooraf welke aanpassingen aan jouw ERP of OMS-systeem moeten gebeuren. Zeker voor leveranciers die veel met orderwijzigingen te maken hebben, is het niet vanzelfsprekend om EDI direct in het ERP-systeem te integreren. Anders gezegd, je wil wèl dat je ERP-systeem EDI-berichten volledig automatisch ontvangt en ook weer terugstuurt naar het EDI-platform van de supermarkt, maar je zit niet te wachten op hoge gevolgkosten door het moeten doen van grote aanpassingen aan je ERP-systeem om enkel EDI mogelijk te maken. Juist hierin zijn er meerdere optimalisatiemogelijkheden, die kostenvriendelijker zijn, ongeacht of jouw organisatie een ERP gebruikt van SAP, Microsoft, Exact of een van de vele andere leveranciers.

Productdata als "master-data" op één plek

Je creërt nieuwe artikelen, gaat nieuwe verpakkingseenheden voeren, of ontwikkelt nieuwe marktsegmenten. Deze dynamiek creëert nieuwe productdata. En heel vaak treffen wij aan dat deze data verspreid zit over meerdere systemen. Of het nu in Excel, PIM, ERP, CRM, OMS, WMS of in een andere database zit, het is eigenlijk vooral van belang om productdata als "master" in één systeem te bewaren. Bij voorkeur in een PIM, maar in CRM of ERP kan ook. Dat helpt enorm bij het up-to-date houden, maar het is tevens een kwalitatieve bron in het voeden van deze data aan klantportalen, EDI-platforms of de GS1 database.

Stel ook interne regels op om te bepalen wie bij deze data mag, hoe de data gebruikt wordt voor EDI en hoe je deze data real-time in sync houdt. Goede, frisse productdata is namelijk het motortje voor een goed functionerend voorraadmanagement-systeem en die data heeft je EDI-platform weer nodig om automatisch orders te kunnen bevestigen. Want wanneer jouw productinformatie erg verspreid zit, zul je merken dat een EDI-implementatie niet brengt wat je beoogt.

Registreer en bewaar alle EDI berichten met timestamp, ook voor de Belastingdienst

Leveranciers moeten in staat zijn gedurende de geldende bewaarperiode van de Belastingdienst (7 jaar), een EDI-bericht te allen tijde opnieuw aan te kunnen leveren. Dit betekent dat elk verzonden en ontvangen EDIFACT-bericht - "ORDERS, DESADV, INVOIC, APERAK" - gearchiveerd moet worden met datum, tijdstip en berichtstatus. Niet alleen voor fiscale controle, maar ook om bij ontvangstverschillen of betalingsverschillen precies te kunnen reconstrueren wat er wanneer is verstuurd. Leveranciers die ook al ervaring hebben met het leveren aan buitenlandse supermarkten, weten bovendien dat de BTW-afdracht in o.a. Italië en Spanje al real-time wordt verwerkt in een centraal overheids-systeem. We zitten tevens al middenin de transitie naar e-facturatie, waardoor EDI als voedend systeem aan dit soort processen alleen maar belangrijker wordt. Het time-stampen van EDI-berichten speelt hierin een ondersteunende rol.

Voorkom foute aanlevering, test daarom uitgaande EDI-berichten

Systeemwijzigingen na een software-update veroorzaken vaak onopgemerkte configuratiefouten, waardoor EDI-storingen pas dagen later opduiken. Inhoudelijke fouten in je EDI-berichten voorkom je simpelweg met een strakke EDI-onboarding en up-to-date stamgegevens. Test daarom tijdens de onboarding direct alle berichtvarianten en bouw automatische checks in de documentmapping. Na iedere update zou regressietesting bovendien verplicht moeten zijn. Via een sandbox van jouw EDI-platform kun je dit vaak doen, of via de GS1-testrobot.